Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

1. Chi sono le parti

Titolare del trattamento: tu, cioè la persona o l'impresa che usa Wally Business per la propria attività.

Responsabile del trattamento: [nome o ragione sociale, indirizzo e partita IVA: da completare nelle impostazioni dell'amministrazione]. Contatto per tutto ciò che riguarda questo accordo: [email per le richieste sulla privacy: da completare].

Questo accordo riguarda solo i dati dei tuoi clienti e delle altre persone che inserisci nella parte Business. Per i tuoi dati personali di utente vale l'informativa sulla privacy.

2. Che cosa facciamo con i dati, e perché

Trattiamo i dati solo per darti il servizio che hai scelto:

• conservare schede cliente, lavori, preventivi, incassi, fatture e documenti;
• mostrare ai tuoi clienti le pagine che mandi loro (preventivo, moduli, pagamento, caricamento di file) e registrare ciò che fanno lì;
• mandare per tuo conto i promemoria e gli avvisi che hai acceso;
• preparare i documenti che chiedi (preventivi, fatture di cortesia, file per la fattura elettronica) e, se lo attivi, trasmetterli tramite un intermediario abilitato;
• far leggere i dati al commercialista che inviti, finché non revochi l'accesso.

Non usiamo i dati dei tuoi clienti per scopi nostri: niente pubblicità, niente profilazione, niente cessione a terzi. Agiamo solo secondo le tue istruzioni, che sono quelle che dai usando l'app e questo accordo.

3. Quali dati e di chi

Persone interessate: i tuoi clienti, i potenziali clienti che ti scrivono dai moduli, i tuoi fornitori.

Dati: nome o ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, email, telefono, recapiti per la fattura elettronica, richieste e note, importi di preventivi e pagamenti, documenti che carichi o che ti mandano.

Quando un cliente accetta un preventivo registriamo nome scritto, data, ora e indirizzo di rete: serve a te come prova dell'accettazione.

Non servono al servizio dati sulla salute, opinioni, dati giudiziari o altri dati particolari: ti chiediamo di non inserirli nelle note e nei moduli.

4. Quanto dura

L'accordo vale finché usi la parte Business. Quando elimini l'attività o l'account cancelliamo i dati dei tuoi clienti entro 30 giorni, salvo ciò che una legge ci impone di conservare. Prima di eliminare puoi scaricare tutto con le esportazioni.

5. I nostri obblighi

• Trattare i dati solo su tue istruzioni documentate, e avvisarti se un'istruzione ci sembra contraria alla legge.
• Far accedere ai dati solo persone tenute alla riservatezza, e solo quando serve per assistenza o sicurezza.
• Applicare misure di sicurezza adeguate: accessi protetti e separati per ogni utente, dati cifrati quando viaggiano e quando sono fermi, copie di sicurezza, registro delle operazioni di amministrazione.
• Aiutarti a rispondere alle persone che esercitano i loro diritti (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità): dalla scheda del cliente puoi correggere, esportare ed eliminare i dati da solo.
• Aiutarti, per quanto ci compete, nelle valutazioni d'impatto e nei rapporti con il Garante.
• Alla fine del servizio, cancellare o restituirti i dati, a tua scelta.

6. Altri responsabili di cui ci serviamo

Per dare il servizio usiamo fornitori che trattano i dati per nostro conto, vincolati da accordi con le stesse garanzie di questo. Con questo accordo ci autorizzi in via generale a usarli. Le categorie sono:

• chi ospita l'applicazione e la banca dati;
• chi spedisce le email;
• chi fornisce i modelli di intelligenza artificiale, solo per le funzioni che la usano e solo con i dati necessari alla singola richiesta;
• l'intermediario per la fattura elettronica, se lo attivi;
• chi protegge i moduli pubblici dagli invii automatici.

I pagamenti con carta dei tuoi clienti passano da un fornitore di pagamenti con cui hai un rapporto diretto: per quei dati il fornitore agisce per conto tuo, non nostro.

L'elenco aggiornato con i nomi te lo mandiamo su richiesta scrivendo a [email per le richieste sulla privacy: da completare]. Se aggiungiamo o sostituiamo un fornitore ti avvisiamo prima nell'app o per email: se non sei d'accordo puoi smettere di usare il servizio ed esportare i tuoi dati.

7. Dati fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. In quel caso il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: decisioni di adeguatezza oppure clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

8. Se succede una violazione dei dati

Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i dati dei tuoi clienti ti avvisiamo senza ritardo, e comunque entro 48 ore, con ciò che sappiamo: che cosa è successo, quali dati, quali misure abbiamo preso. Così puoi valutare se devi avvisare il Garante o le persone interessate, cosa che resta una tua decisione.

9. I tuoi obblighi

• Inserire solo dati che hai il diritto di trattare, e informare i tuoi clienti di come li usi (anche del fatto che usi uno strumento esterno per gestirli).
• Rispondere tu alle richieste delle persone interessate: se ne riceviamo una noi, te la giriamo.
• Tenere riservate le credenziali e revocare gli accessi che non servono più, compreso quello del commercialista.
• Controllare ciò che parte a tuo nome: preventivi, promemoria e fatture si inviano sempre dopo una tua conferma o secondo regole che hai acceso tu.

10. Controlli

Su richiesta ti diamo le informazioni necessarie a dimostrare che rispettiamo questo accordo. Verifiche più approfondite si concordano scrivendo a [email per le richieste sulla privacy: da completare], con un preavviso ragionevole e senza mettere a rischio i dati di altri utenti.

11. Legge applicabile

A questo accordo si applica la legge italiana, insieme al GDPR. Per ciò che qui non è scritto valgono i termini di servizio.